股東大會是董事和管理層與股東之間就集團業務交流意見的重要機會及理想場合。因此，董事會鼓勵股東出席股東周年大會並行使其發言及投票權，以及就集團的營運及管治事宜向我們提供寶貴意見。
- 股東召開股東大會及於股東周年大會提呈動議的權利及程序
- 召開股東周年大會
香港交易所每年舉行一次股東大會以作為其股東周年大會，一般在4月舉行。
如香港交易所於有關財政年度結束後的6個月內仍未舉行一次股東周年大會（這情況從未亦不大可能發生），任何股東可向香港法院提出申請，法院可應有關請召開或指示召開股東周年大會。
- 傳閱股東周年大會的決議
股東在符合下列條件的情況下可根據香港法例第622章《公司條例》第615條，提出要求傳閱股東周年大會的決議：
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| (a) |
佔全體有權在該要求所關乎的股東周年大會上，就該決議表決的股東的總表決權最少2.5%的股東；或 |
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| (b) |
最少50名有權在該要求所關乎的股東周年大會上就該決議表決的股東。 |
該請求 –
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| (a) |
可採用印本形式或電子形式送交公司秘書（郵寄到香港中環康樂廣場8號交易廣場2期8樓的香港交易所註冊辦事處或以電子郵件發送至 ssd@hkex.com.hk）； |
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| (b) |
須指出有待發出通知所關乎的決議； |
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| (c) |
須經提出該要求的人認證；及 |
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| (d) |
須於該要求所關乎的股東周年大會舉行前的6 個星期之前；或（如在上述時間之後送抵香港交易所）該股東周年大會的通知發出之時送抵香港交易所。 |
- 推薦人選在股東周年大會上參選董事
根據《組織章程細則》第 88(3) 條，若有股東欲推薦行將退任董事以外的人士在股東周年大會上參選董事，該股東須於股東周年大會通告派發翌日起計 7 天內（或董事不時訂立及公布的任何其他期間），向位於香港交易所註冊辦事處（香港中環康樂廣場8號交易廣場2期8樓）的公司秘書送交書面提名通知。相關程序載於與年報一併寄發予股東的通函內。
- 在股東周年大會或股東大會上傳閱陳述書
股東可根據香港法例第622章《公司條例》第580條，要求香港交易所向有權收到股東大會通知的股東，傳閱字數不多於1,000字的陳述書，關於有待在該股東大會上處理的決議所述的事宜或其他有待在該股東大會上處理的事務，如股東符合下列條件：
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| (a) |
佔全體有相關表決權利的股東的總表決權最少2.5% 的股東；或 |
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| (b) |
最少50名有相關表決權利的股東。 |
該請求 –
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| (a) |
可採用印本形式或電子形式送交公司秘書（郵寄到香港中環康樂廣場8號交易廣場2期8樓的香港交易所註冊辦事處或以電子郵件發送至 ssd@hkex.com.hk）； |
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| (b) |
須指出將予傳閱的陳述書； |
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| (c) |
須經提出該要求的人認證；及 |
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| (d) |
須於該要求所關乎的股東大會舉行前最少7日送抵香港交易所。 |
- 召開股東大會
佔全體有權在股東周年大會上表決的股東的總表決權最少5%的股東可根據香港法例第622章《公司條例》第566條提出要求召開股東大會。
該請求 –
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| (a) |
須述明有待在有關大會上處理的事務的一般性質； |
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| (b) |
可包含可在該大會上恰當地動議並擬在該大會上動議的決議的文本； |
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| (c) |
可包含若干份格式相近的文件； |
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| (d) |
可採用印本形式或電子形式送交公司秘書（郵寄到香港中環康樂廣場8號交易廣場2期8樓的香港交易所註冊辦事處或以電子郵件發送至ssd@hkex.com.hk）；及 |
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| (e) |
須經提出該要求的人認證。 |
根據香港法例第622章《公司條例》第567條，董事須於他們受到該規定所規限的日期後的21日內，召開股東大會。而該大會須在召開該大會的通知的發出日期後的28日內舉行。若董事沒有按照要求召開大會，則要求召開該大會的股東，或佔全體該等股東的總表決權過半數的股東，可根據香港法例第622章《公司條例》第568條自行召開股東大會。但該大會須在有關董事受到召開大會的規定所規限的日期後的3個月內召開。要求召開有關大會的股東如因有關董事沒有妥為召開股東大會，而招致任何合理開支，香港交易所須向有關股東付還該等開支。
- 股東適時獲提供有關將在股東大會上決定的事宜的詳細背景資料，並獲通知有關規管會議程序的規則 ( 包括投票程序 ) 的詳細資料。股東周年大會通告會於會議前至少足20 個營業日前發送予股東，而其他股東大會的通知期則跟從香港法例第 622 章《公司條例》及 《上市規則》所規定。
- 在《組織章程細則》及聯交所不時訂明的規則的規限下，股東有權參與股東大會並在會上發言及投票。不能出席股東大會的股東可委任代表代其發言及投票；代表委任表格連同會議通告一併寄予股東。
- 股東大會上，大會主席會就每項實際獨立的事宜（包括選任個別董事）分別提出決議案。
- 根據《上市規則》第 13.39(4) 條，除股東大會主席以誠實信用的原則做出決定，容許純粹有關程序或行政事宜的決議案以舉手方式表決外，所有在股東大會上的表決均須以投票方式進行。自 2003 年起，香港交易所在股東大會上的決定均使用投票方式表決，以確保每股股份均有一票表決權。投票表決的程序詳情載於會議前寄予股東的通函，會上亦會作出講解。股東大會主席會在會議上說明以投票方式表決的詳細程序及回答股東的提問。
- 以投票方式表決，親身出席或委派代表出席之每名股東，每持有股份一股可投一票。倘股東為法團並由正式授權代表代為出席，則該股東將被視作親身出席。於投票時，親身出席或委派代表出席並可投超過一票之股東毋須行使其全部投票權（即所投票數可少於其持有或代表之數目），亦不一定要以相同方式行使其全部投票權（即可行使部分投票權贊成決議案及行使部分投票權反對決議案）。
- 香港交易所鼓勵股東參與主要企業管治事宜的決策，如提名及選舉董事會成員(政府委任董事及當然成員除外)，修改《組織章程細則》及非執行董事薪酬安排的變動。股東會有充足時間提名人選參選董事，亦在股東大會前有充足時間考慮獲提名的候選人。
- 香港交易所確保所有投票均得到適當計算及記錄。投票結果由獨立監票人核實，並於股東大會結束後即時公布及登載在香港交易所集團網站及「披露易」網站。
- 根據《上市規則》，在涉及交易擁有重大權益的股東或須在有關的股東大會上就相關決議案放棄投票。
- 主席以及稽核委員會、提名及管治委員會、薪酬委員會及其他董事委員會各自的主席、所有其他董事以及集團財務總監通常會在股東周年大會上解答股東的提問( 除非疾病或另有其他迫切性原因致未能出席) 。股東亦可在會上提問問題，並有機會在大會結束後與董事會面。香港交易所的外聘核數師亦會出席會議，就有關審計工作的進度、核數師報告的編制和內容、會計政策及核數師的獨立性事宜回應提問。
- 有關股東大會的文件（如股東大會通告、代表委任表格、有關的投票表決結果及股東大會會議紀錄）。