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資料提供及使用

更新日期: 2017年3月20日
董事將在適當時候獲提供適當的資料,其形式及素質可使董事能夠在掌握有關資料的情況下作出決定,並能履行董事的職責及責任。
  • 為使董事會 /委員會會議有積極和知情的討論,議程連同有關董事會/委員會會議的全面資料文件一般會在會議舉行前4天預先分派給董事/委員會成員。這些文件包括由集團行政總裁每月報告有關集團的主要活動、項目和計劃,以及每月管理層報告,內載有分析集團的財務表現,包括與預算的對照。 除管理層主動提供的資料外,董事可按需要再作進一步查詢及應盡量取得適時及全面的回應。董事可隨時透過集團行政總裁或公司秘書要求索取更多資料,舉凡提呈董事會╱委員會的任何機密資料,以及董事會╱委員會的商議內容,董事均須保密。
  • 如董事未能出席會議,他們亦會收到所有有關文件,並有機會預先向主席、相關委員會主席或公司秘書提交意見,由其將意見代向相關會議提出。
  • 為使董事會有效運作,集團行政總裁及管理層須向董事及委員會成員適時提供準確、清晰、全面及最新資料,讓他們知悉集團的最新發展,以便他們能對將在有關會議上討論的所有事宜均有透徹的考慮並全面履行其職務。
  • 董事與管理人員之間宜有清晰透明的資訊交流。董事會及個別董事可透過獨立途徑自行接觸高級行政人員。董事任何時候可經集團行政總裁或公司秘書向高級行政人員索取業務資料。
  • 除董事會會議外,主席與董事及管理層(及偶爾在沒有管理層參與的情況下)以分組形式會面,以非正式但有建設性的方式討論管理層的表現及╱ 或在董事會議室以外範圍發表對其他事宜的意見。
  • 全體董事均可直接接觸公司秘書;公司秘書的主要職責包括:與主席及集團行政總裁建立有效的合作關係;提供董事會程序的指引,以確保董事會及其委員會的各項活動運作暢順;以及密切留意法例、監管及企業管治方面所有可影響集團營運的發展,以及提供所需資源協助董事發展及更新其知識及技能。
  • 每名董事於加入董事會時均獲發 《董事手冊》 ( 只有英文版 ),內載關於董事/委員會成員的操守指引以及其他主要管治事宜,包括但不限於董事會程序及所有其出任董事期間須遵守的適用法例、規則及規例,以及董事須適時向香港交易所披露其權益、潛在利益衝突以及個人資料變動等等的責任。《董事手冊》會定期更新,以反映適用法例及《上市規則》的有關變動。
  • 所有董事可透過電子平台取得董事會╱委員會的文件。該電子平台確保適時及安全地向董事提供資料,同時又可減少董事會╱委員會會議對環境造成的影響。本公司為董事設立電子閱覽室,方便董事查閱與其職責相關的資料。

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